¿Por qué las startups necesitan una gobernanza estructurada?

Las startups se crean para crecer.

Nuevos clientes, nuevos inversores, nuevas contrataciones, nuevos productos y nuevos mercados forman parte del día a día de las empresas que se encuentran en fase de expansión.

Pero hay un problema que muchas startups descubren demasiado tarde:

La empresa puede crecer más rápido que su capacidad para gestionarla.

Al principio, muchas decisiones recaen en los fundadores. Los procesos son informales, los controles se llevan a cabo mediante hojas de cálculo y la información importante se encuentra dispersa entre correos electrónicos, documentos y diferentes herramientas.

Mientras la empresa sea pequeña, esto puede funcionar.

Sin embargo, a medida que la startup crece, esta estructura puede convertirse en un riesgo.

La falta de Gobernanza estructurada en las startups Puede dificultar la captación de fondos, los procesos de due diligence, las homologaciones de grandes clientes, la gestión de riesgos, el cumplimiento normativo e incluso la toma de decisiones estratégicas.

En este artículo, vas a comprender Por qué las startups necesitan un sistema de gobernanza, cuáles son los principales riesgos de una estructura informal, cuándo empezar y cómo convertir la gobernanza en una ventaja para el crecimiento.

¿Qué ocurre cuando una startup crece sin un sistema de gobernanza?

El crecimiento aumenta la complejidad.

Una pequeña startup puede tener:

• Pocos socios;
• Un equipo reducido;
• Pocos proveedores;
• Pocos clientes;
• Procesos sencillos;
• Decisiones centralizadas.

A medida que la empresa crece, el panorama cambia.

A partir de ahora contará con:

• Más colaboradores;
• Más clientes;
• Más contratos;
• Más proveedores;
• Más datos;
• Más riesgos;
• Más obligaciones normativas;
• Más inversores;
• Que haya más gente participando en la toma de decisiones.

El modelo informal empieza a mostrar sus limitaciones.

El problema no es crecer. Es crecer sin adaptar la estructura de gestión al nuevo nivel de complejidad.

¿Es la gobernanza un obstáculo para las startups?

No.

Una de las principales objeciones de los fundadores es que la gobernanza puede ralentizar la empresa.

Sin embargo, una gobernanza bien estructurada debería producir el efecto contrario.

Ayuda a aclarar dudas sobre:

• ¿Quién puede decidir?;
• ¿Quién tiene que dar su aprobación?;
• ¿Quién es el responsable?;
• ¿Qué riesgo hay que tener en cuenta?;
• ¿Qué información debe presentarse?;
• ¿Qué procedimiento hay que seguir?

Cuando estas normas están claras, las decisiones se pueden tomar con mayor seguridad.

La gobernanza no tiene por qué reducir el ritmo. Lo que tiene que hacer es reducir la incertidumbre.

¿Por qué la gobernanza cobra importancia a medida que la startup crece?

Hay al menos seis factores que aumentan la necesidad de gobernanza.

1. Aumento de la complejidad

Un mayor número de personas, contratos, sistemas y procesos implica más puntos de riesgo.

2. Incorporación de inversores

Los inversores necesitan tener una visión clara de la gestión y los riesgos de la empresa.

3. Grandes clientes

Las empresas más grandes suelen someter a sus proveedores a procesos de homologación, evaluación del cumplimiento normativo, seguridad y privacidad.

4. Aumento de la exposición regulatoria

A medida que la operación crece, aumenta el número de requisitos legales y normativos que pueden ser de aplicación.

5. Dependencia de procesos

El conocimiento debe dejar de estar concentrado en unas pocas personas.

6. Escala

Los procesos que antes se realizaban manualmente pueden dejar de funcionar cuando aumenta el volumen.

Gobernanza para startups y captación de inversiones

Una startup puede registrar un crecimiento notable y, aun así, encontrarse con dificultades durante una ronda de inversión si no logra demostrar madurez en la gestión.

Es posible que los inversores quieran comprender:

• Cómo está estructurada la empresa;
• ¿Quiénes son los responsables?;
• ¿Qué riesgos existen?;
• Cómo se controlan los recursos;
• Cómo se toman las decisiones importantes;
• ¿Cómo se realiza el seguimiento de la información financiera?;
• ¿Qué obligaciones existen?;
• Cómo se protegen los datos y los activos.

Esto significa que la gobernanza puede influir en la percepción del riesgo de una empresa.

Cuanto más organizada esté la empresa, más fácil suele resultar demostrar cómo gestiona sus riesgos y responsabilidades.

Gobernanza y diligencia debida en las startups

Una Diligencia debida puede requerir una cantidad considerable de información.

En función de la operación, es posible que se soliciten documentos e información relacionados con:

• Sociedad;
• Contratos;
• Finanzas;
• Propiedad intelectual;
• Colaboradores;
• Procedimientos judiciales;
• Cumplimiento normativo;
• Privacidad;
• Seguridad de la información;
• Proveedores;
• Riesgos.

Si cada departamento gestiona su información de forma diferente, la empresa puede pasar semanas solo intentando localizar documentos.

Una estructura de gobernanza establece la organización antes de que se solicite la información.

El mejor momento para organizar la diligencia debida es antes de que sea necesaria.

Gobernanza y grandes clientes

Una startup puede llegar a un punto en el que su mayor reto deja de ser captar clientes y pasa a ser ser aprobada por los procesos de compras y de cumplimiento normativo de los grandes clientes.

Las empresas de mayor tamaño pueden solicitar información sobre:

• LGPD;
• Seguridad de la información;
• Lucha contra la corrupción;
• Cumplimiento normativo;
• ESG;
• Continuidad de las actividades empresariales;
• Gestión de terceros.

Una startup que carezca de procesos estructurados puede tener dificultades para dar respuesta.

Una startup con un sistema de gobernanza es capaz de presentar políticas, controles y pruebas con mayor agilidad.

Gobernanza y cumplimiento normativo para startups

A medida que la empresa crece, también aumenta la importancia del cumplimiento normativo.

No se trata solo de evitar problemas legales.

El cumplimiento normativo ayuda a estructurar los procesos para que la organización conozca y supervise los requisitos que afectan a su funcionamiento.

Una estructura básica puede incluir:

• Código de conducta;
• Política anticorrupción;
• Conflicto de intereses;
• Canal de denuncias;
• Gestión de terceros;
• Cursos de formación;
• Seguimiento de riesgos;
• Planes de acción.

El nivel de estructura debe ser proporcional al tamaño y a los riesgos de la startup.

Gobernanza y gestión de riesgos

Las startups suelen disponer de recursos limitados.

Por eso, necesitan saber dónde centrar sus esfuerzos.

La gestión de riesgos ayuda a responder a las siguientes preguntas:

“¿Qué podría impedir que la empresa alcanzara sus objetivos?”

Entre los riesgos que pueden ser relevantes se encuentran:

• Riesgo financiero;
• Riesgo operativo;
• Riesgo regulatorio;
• Riesgo cibernético;
• Riesgo para la privacidad;
• Riesgo de terceros;
• Riesgo reputacional;
• Riesgo relacionado con el personal clave.

Una vez identificados los riesgos, la empresa puede establecer controles y planes de acción.

El riesgo de depender de los fundadores

Uno de los indicios de falta de madurez en las startups es la concentración excesiva de conocimientos y decisiones en manos de los fundadores.

Pregunta:

• ¿Alguien sabe cómo funciona un proceso concreto?
• ¿Quién autoriza los pagos?
• ¿Quién conoce los principales contratos?
• ¿Quién supervisa los riesgos?
• ¿Alguien sabe qué requisitos normativos hay?
• ¿Quién es capaz de encontrar las pruebas?

Si la respuesta a todas estas preguntas es “el fundador”, existe una dependencia importante.

Una gobernanza estructurada distribuye las responsabilidades y documenta los procesos.

La empresa deja de depender exclusivamente de la memoria y los conocimientos individuales.

Gobernanza y continuidad del negocio

Una empresa consolidada debe ser capaz de seguir funcionando incluso cuando personas importantes abandonan la organización.

Esto requiere procesos documentados y responsabilidades claras.

La gobernanza puede contribuir a la continuidad al organizar:

• Responsabilidades;
• Procesos críticos;
• Controles;
• Información;
• Planes de acción;
• Riesgos;
• Indicadores.

Cuanto más depende una empresa de un número reducido de personas, mayor tiende a ser su vulnerabilidad operativa.

¿Cuándo debe una startup establecer un sistema de gobernanza?

Hay algunos indicios que apuntan a que ha llegado el momento de ampliar la estructura.

Señal 1 — La empresa ha empezado a atender a grandes clientes

Empiezan a aparecer cuestionarios sobre cumplimiento normativo y seguridad.

Señal 2 — Se ha incorporado un inversor institucional

La necesidad de transparencia y rendición de cuentas es cada vez mayor.

Señal 3 — El equipo creció rápidamente

Las decisiones no pueden seguir estando en manos exclusivas de los fundadores.

Señal 4 — La empresa ha comenzado a operar en nuevos mercados

Las nuevas regiones pueden suponer nuevas exigencias y riesgos.

Señal 5 — La empresa ha empezado a tratar más datos

La privacidad y la seguridad cobran ahora mayor importancia.

Señal 6 — Hay muchos procesos en las hojas de cálculo

Es una señal de que la organización podría estar superando la capacidad de los controles manuales.

Señal 7 — La empresa se está preparando para una operación estratégica

Una ronda de financiación, una adquisición o una expansión pueden requerir un mayor nivel de organización.

¿Cómo saber si tu startup está madura en materia de gobernanza?

Una evaluación sencilla puede comenzar con unas cuantas preguntas.

Cuanto mayor sea el número de respuestas negativas, mayor será la oportunidad de estructurar la gobernanza.

¿Cómo estructurar la gobernanza sin perder velocidad?

Lo mejor para una startup es empezar por lo que realmente importa.

1. Da prioridad a los riesgos críticos

No intentes crear controles para todo al mismo tiempo.

2. Simplifica los procesos

Un proceso de gobernanza debe ser fácil de entender y de llevar a cabo.

3. Establece las responsabilidades

Cada riesgo, control o medida debe tener un responsable.

4. Utiliza indicadores

Realiza un seguimiento de lo que realmente importa para la gestión.

5. Centraliza la información

Evita depender de múltiples hojas de cálculo y documentos.

6. Evoluciona a medida que la empresa crece

La gobernanza debe ir en consonancia con la madurez de la organización.

Una gobernanza estructurada no significa una gobernanza pesada

Una startup no tiene por qué imitar la estructura de una multinacional.

El nivel de gobernanza debe ser proporcional a:

• Tamaño;
• Sector;
• Riesgos;
• Regulación;
• Número de inversores;
• Número de clientes;
• Complejidad operativa.

El objetivo es crear el un nivel adecuado de gobernanza para la fase en la que se encuentra la empresa.

Un exceso de gobernanza puede generar burocracia.

Una gobernanza insuficiente puede generar riesgos.

El equilibrio consiste en crear procesos que aporten control sin obstaculizar la ejecución.

La gobernanza como ventaja competitiva

Una startup bien estructurada puede convertir la gobernanza en una ventaja competitiva.

Esto se debe a que ella es capaz de demostrar una mayor capacidad para:

• Gestionar riesgos;
• Atender a los clientes;
• Cumplir los requisitos;
• Participar en los procesos de homologación;
• Superar el proceso de diligencia debida;
• Facilitar información a los inversores;
• Controlar su funcionamiento.

En mercados en los que varias empresas ofrecen productos similares, la capacidad de demostrar madurez puede influir en las decisiones comerciales.

La gobernanza puede ayudar a convertir la confianza en una oportunidad de negocio.

Gobernanza y madurez corporativa

La madurez de una empresa se puede apreciar en su capacidad para transformar el conocimiento individual en procesos organizativos.

Una startup madura no depende únicamente de personas con experiencia.

Cuenta con:

• Procesos;
• Controles;
• Indicadores;
• Responsabilidades;
• Riesgos identificados;
• Pruebas;
• Planes de acción.

Esto hace que la organización esté mejor preparada para crecer.

¿Cómo ayuda la tecnología a estructurar la gobernanza?

Cuando una startup está dando sus primeros pasos, las hojas de cálculo pueden ser suficientes.

Sin embargo, a medida que la empresa crece, aumenta la cantidad de información.

Una plataforma de GRC puede centralizar:

• Riesgos;
• Controles;
• Requisitos;
• Cumplimiento normativo;
• Pruebas;
• Planes de acción;
• Indicadores;
• Cuadros de mando.

Esto permite que las distintas áreas trabajen dentro de una estructura común.

En lugar de buscar información en diferentes archivos, los responsables pueden hacer un seguimiento de los puntos clave en un único entorno.

¿Cómo puede Triskle ayudar a las startups?

A Triskle GRC ofrece una plataforma para centralizar los procesos de Gobernanza, riesgos y cumplimiento normativo.

Para las startups que están alcanzando una mayor madurez, la plataforma puede ofrecerles:

• Gestión de riesgos;
• Gestión de controles;
• Cumplimiento normativo;
• Gestión de requisitos;
• Gestión de pruebas;
• Planes de acción;
• Indicadores;
• Seguimiento continuo;
• Cuadro de mando ejecutivo.

Esto permite hacer un seguimiento de la evolución de la gobernanza en un entorno centralizado.

La idea no es convertir una startup en una empresa burocrática.

Se trata de crear una estructura lo suficientemente sólida como para que pueda crecer sin perder el control.

Lista de comprobación: ¿necesita tu startup más gobernanza?

Se você marcou várias respostas positivas, provavelmente sua startup já está em um estágio em que uma estrutura de governança mais organizada pode gerar valor.

Perguntas frequentes sobre governança em startups

Por que startups precisam de governança?

Porque o crescimento aumenta a complexidade, os riscos, a quantidade de stakeholders e a necessidade de transparência. Governança ajuda a organizar responsabilidades, riscos, controles e decisões.

¿Cuándo debe una startup implantar un sistema de gobernanza?

Não existe um único momento. Entrada de investidores, crescimento acelerado, grandes clientes, expansão, aumento da exposição regulatória e preparação para operações estratégicas são sinais de que a estrutura precisa amadurecer.

Governança corporativa é obrigatória para startups?

Não existe uma obrigação geral que imponha o mesmo modelo de governança a todas as startups. A estrutura necessária depende do porte, setor, modelo societário, riscos e requisitos aplicáveis.

Governança ajuda startups a conseguir investimentos?

Uma estrutura de governança pode ajudar a demonstrar organização, transparência e capacidade de gestão de riscos, aspectos relevantes em processos de investimento e Due Diligence.

Governança ajuda na contratação por grandes empresas?

Sim. Grandes empresas podem avaliar fornecedores em temas como Compliance, LGPD, segurança da informação, ESG e gestão de riscos. Uma estrutura organizada facilita a apresentação das informações solicitadas.

Startups pequenas precisam de uma plataforma GRC?

Nem sempre. A necessidade depende da complexidade e dos riscos da empresa. Porém, conforme o volume de processos e informações cresce, uma plataforma pode ajudar a substituir controles descentralizados e aumentar a visibilidade.

Startups precisam crescer rápido.

Mas crescimento sem estrutura pode aumentar riscos, criar dependências e dificultar decisões.

É por isso que governança estruturada para startups não deve ser vista como burocracia.

Ela deve ser vista como uma infraestrutura para o crescimento.

Uma empresa preparada consegue organizar:

Responsabilidades → Riscos → Controles → Compliance → Evidências → Indicadores → Decisões.

Essa estrutura pode facilitar a relação com investidores, grandes clientes, parceiros e órgãos reguladores.

Mais importante: ajuda a empresa a crescer sem perder visibilidade sobre aquilo que pode comprometer sua operação.

A startup que estrutura sua governança antes de precisar dela está melhor preparada para aproveitar as oportunidades que o crescimento traz.

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